Fédérer les référentiels de l’entreprise

Bien maîtriser son système d'information pour mieux piloter ses transformations numériques

Les entreprises font continuellement face à des forces externes et internes qui les poussent à évoluer. Pour prendre les meilleures décisions dans ce contexte de transformations permanentes, disposer d’une connaissance précise et actualisée de l'entreprise se révèle être un atout primordial. La fédération de référentiels est une approche qui répond à ce besoin de maîtrise.

L’entreprise est régulièrement confrontée à des facteurs de changements. Ils peuvent être internes, tels que le lancement d'un nouveau canal de distribution ou la modification du processus de production, mais également externes comme des changements réglementaires ou l'arrivée d'un nouveau concurrent sur le marché. Ces changements peuvent entraîner d’importantes perturbations organisationnelles tout en offrant de nouvelles opportunités de croissance.

L'entreprise doit donc sans cesse innover pour maintenir et développer sa compétitivité, anticiper ces mutations et s'adapter efficacement à ces évolutions.

Or ces changements, qui doivent s’effectuer de plus en plus rapidement, impactent généralement l’entreprise à plusieurs niveaux: stratégie, processus métiers, applications informatiques et infrastructure technique. Les transformations peuvent être menées à bien, pourvu que les acteurs concernés aient accès à des informations actualisées et fiables. En d’autres termes, il s'agit de mieux se connaître en vue de mieux se transformer.

 Connaître son patrimoine est le point de départ

Dans cette optique, afin de bien comprendre l'organisation de l'entreprise, son système d'information et son architecture, il est essentiel de disposer d’une représentation exploitable du patrimoine existant, sous la forme d’une cartographie à jour. Pourtant, cette connaissance reste souvent imprécise et lacunaire, pour trois raisons principales.

En premier lieu, le manque de lisibilité du patrimoine contribue largement à cette difficulté. Les éléments qui constituent le patrimoine de l’entreprise ne sont en effet pas toujours connus de manière suffisamment précise. Sont-ils effectivement déployés ? Quelles sont leurs caractéristiques ? Quels sont leurs liens avec les autres éléments ? Ce déficit s'explique par l'hétérogénéité et la complexité des systèmes, leurs évolutions permanentes ainsi que par la multiplicité et la spécialisation des métiers.

En second lieu, les problèmes de communication entre les acteurs représentent potentiellement un inconvénient majeur. En effet, les besoins des différents métiers ainsi que la diversité des cultures doivent coexister malgré des divergences et parfois même des contradictions. L'entreprise peut être exposée à des blocages internes qui cloisonnent les informations et restreignent le partage de la connaissance du patrimoine. De surcroît, chaque métier utilise des outils spécifiques pour gérer ses informations, et ceux-ci ne communiquent pas nécessairement les uns avec les autres.

Enfin, le troisième frein concerne la maintenance de la cartographie elle-même. Les acteurs chargés des transformations (MOA, architectes d'entreprise, urbanistes, chefs de projet…) consacrent beaucoup de temps et d'énergie à décrire manuellement les systèmes en recueillant des informations sous formes disparates et non partagées (documents plus ou moins bien structurés, entretiens avec les parties prenantes ou encore résultats des analyses). Cette activité chronophage se solde inévitablement par le fléchissement voire l’abandon des phases de mise à jour. Les cartes deviennent alors progressivement obsolètes.

Ces limites sont un obstacle à une connaissance solide du patrimoine. Il existe, par conséquent, un hiatus entre l'existant perçu, ce que les acteurs pensent savoir de l'entreprise, et l'existant réel, son organisation effective et son système d'information tel qu'il est déployé. Dès lors comment connaître son patrimoine de façon pertinente afin de réussir ses projets de transformation et répondre aux enjeux de l'entreprise ? N'existe-t-il pas un procédé permettant d’exploiter avantageusement la richesse des données déjà présentes dans le système d’information ?

Favoriser une connaissance actualisée et fiable de son patrimoine

La solution que nous proposons pour remédier à cette problématique consiste à récupérer et à agréger des informations issues de sources hétérogènes dans le système d’information. Cette approche, que nous appelons la fédération de référentiels, permet d'élaborer un référentiel central qui facilite le traitement des données, améliore la visibilité du système d'information et fiabilise les transformations de l'entreprise.

Notre expérience auprès d’organisations de différentes tailles nous a permis de constater que les entreprises possèdent, d'ores et déjà, un très large éventail d'informations structurées, disponibles dans des formats numériques. En pratique, la fédération de référentiels s'appuie sur des connecteurs capables d’analyser automatiquement des fichiers ou des bases de données existantes dans l'entreprise. Ces connecteurs sélectionnent les informations en fonction des besoins d'analyse et de communication des différentes parties prenantes. Ils récupèrent non seulement les données mais ils tiennent également compte des modifications auxquelles ces dernières sont périodiquement soumises. La fédération étant automatisée, elle peut ainsi être rejouée régulièrement pour obtenir des données garanties à jour.

A ce titre, ils agissent comme des vecteurs privilégiés et intelligents pour produire une cartographie actualisée et fidèle. En bref, la fédération de référentiels réconcilie l'existant perçu et l'existant réel.

Une approche dynamique adaptée au contexte fluctuant de l'entreprise

La fédération de référentiels présente résolument de nombreux avantages dont il convient de tirer parti. Grâce à cette approche, la qualité de l'information s’accroît nettement avec des données riches, rigoureuses et renouvelées régulièrement, de façon itérative et automatique. Les analyses, étant mieux documentées et plus fiables, elles diminuent les risques liés aux transformations numériques de l'entreprise.

Le grand intérêt de cette démarche réside dans sa proposition d'une vision dynamique et souple. Elle prend ainsi le contre-pied de la vision statique et rigide couramment adoptée. C'est pourquoi, elle est en parfaite adéquation avec la conjoncture fluctuante pour ne pas dire versatile dans laquelle navigue l'entreprise. De plus, cette approche assure un gain de temps à l'architecte en charge d'une transformation d'entreprise. Ce dernier peut se consacrer pleinement à l'analyse de l'existant et à l'élaboration des trajectoires possibles, étant libéré de la saisie manuelle, activité au demeurant à faible valeur ajoutée et source d'erreur humaine.

La fédération de référentiels permet de capter et de renouveler automatiquement les données et de faciliter la maintenance de la cartographie. Dans ces conditions, les acteurs sont en mesure de sélectionner plus facilement les trajectoires de transformation les plus pertinentes, d'évaluer leurs risques et de mettre en œuvre les projets porteurs.

Se recentrer sur l'essentiel pour une meilleure gouvernance

Face à un environnement économique et financier marqué par des évolutions constantes, toute décision de l'entreprise devrait être guidée par des informations précises et cohérentes.

Appréhender avec exactitude l'organisation de son entreprise et son système d'information est une nécessité. Leur compréhension dépend, dans une large mesure, de la connaissance du patrimoine. Toutefois, les acteurs ne disposent pas toujours d'informations à jour et rigoureuses car la maintenance du patrimoine reste une activité absorbante. Leurs analyses risquent donc d’être faussées si les données elles-mêmes sont caduques ou difficilement accessibles.

La fédération de référentiels se caractérise par une démarche élaborée et novatrice qui apporte une réponse à ce problème. Elle opère comme un capteur et un synchronisateur automatique de données qui révèle tout le capital informationnel de l'entreprise. Cette approche offre une représentation du système d'information et de l'organisation de l'entreprise conforme à la situation courante.

Les acteurs ont accès à des données optimisées de leurs systèmes et de leurs architectures. Ils bénéficient d'une plus grande latitude pour axer leurs travaux sur des projets porteurs. Leurs rôles et la valeur de leurs analyses sont ainsi rehaussés.

Au fond, la fédération de référentiels permet de se centrer, et plus précisément, de se recentrer sur l'essentiel et participe à une meilleure gouvernance.

Cette approche introduit un nouveau mode de pensée dont la portée couvre un champ d'application plus vaste qui pourrait s'étendre à de nombreux autres domaines.

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